De clubsecretaris kan op eenvoudige wijze voorafgaande aan elke RvA de juiste leden als afgevaardigden kenmerken in de ledendatabase. Je moet aangeven van welke datum tot welke datum een persoon afgevaardigde is. Zorg ervoor dat de begindatum voor, en de einddatum na de betreffende RvA zijn en zorg ook dat er niet meer dan twee afgevaardigden in de database staan!
Vergeet niet aan je leden te vragen bij de aanmelding voor een RvA alleen aan te klikken dat ze afgevaardigde zijn als dit is afgestemd binnen de club. Regelmatig komen we drie of vier afgevaardigden per club tegen. In dergelijke gevallen moeten we per e-mail in contact treden met de clubs om ervoor te zorgen dat er uiteindelijk slechts twee afgevaardigden in het systeem staan. Dit is natuurlijk zonde van de tijd!
Voor clubs is het met de komst van de nieuwe statuten wel gemakkelijker geworden. De afgevaardigden mogen twee leden van de club zijn. Het is dus niet meer zo dat het één afgevaardigde namens de leden en één lid namens het bestuur moeten zijn.
De afgevaardigden die niet live aanwezig zijn maar de vergadering wel online volgen en die hun stem dus digitaal gaan uitbrengen vragen we om zich wel via de site aan te melden voor de vergadering. Dan kunnen wij zorgen dat zij toegang krijgen om te stemmen en zien we of we het quorum gaan halen.